+7 (499) 322-30-47  Москва

+7 (812) 385-59-71  Санкт-Петербург

8 (800) 222-34-18  Остальные регионы

Звонок бесплатный!

Понятие кадрового учета и распространенные ошибки

Кадровый учет необходим на любом предприятии независимо от формы собственности, деятельности и количества сотрудников. Для его грамотного и квалифицированного ведения нужно хорошо ориентироваться в трудовом праве, отслеживать изменения в законодательстве и обладать навыками в сфере кадрового делопроизводства.

Что такое учет кадров и для чего он нужен?

Неотъемлемой частью деятельности каждой компании является кадровый учет. Он представляет собой регламентируемую законодательством работу по регистрации, учету и мониторингу движения работников организации.

Кадровый учет на предприятии

Кадровая деятельность подразумевает оформление:

  • приема сотрудников;
  • увольнения;
  • горизонтальных (перевод между подразделениями) и вертикальных (например, карьерный рост) передвижений;
  • командировок;
  • больничных листов;
  • табеля рабочего времени;
  • отпусков (любого вида — ежегодного, без содержания, по беременности и др.);
  • личных карточек на каждого сотрудника и т. д.

А также к учету кадров относится:

  • ведение воинского учета;
  • регламентация трудовых отношений;
  • создание и регистрация различных приказов и распоряжений (например, о приеме на работу, поощрении работника и т. п.);
  • организация труда и другие моменты.

Вся документация оформляется только согласно требуемым нормам и правилам. Некоторые формы унифицированы, другие устанавливаются на самом предприятии.

Грамотная организация кадрового учета решает многие проблемы и задачи компании. Конечно, нюансов существует тысячи, но есть основные моменты, которые применимы к каждому предприятию.

Как организовать и кому поручить ведение кадрового учета?

Способов организации учета несколько. Все зависит только от особенностей предприятия и от того, какой выбор сделает руководитель. Самые распространенные варианты:

Создать целый кадровый отдел, если в компании работает много народу

Отдел кадров в организации

А когда штат маленький, то можно нанять одного специалиста. Достоинства этого способа в том, что работа организовывается руководителем так, как ему нравится и регулируется, и контролируется по его собственным принципам.

Минусы тоже существуют: трудно проверить профессионализм принимаемого специалиста, поэтому имеется риск, что на работу будет принят не совсем компетентный кадровик.

Придется тратить время и деньги на обучение или искать другого сотрудника.

Передать ведение в руки специалиста, которого посоветовали

Преимущества этого варианта организации учета в том, что если человека порекомендовали, то (возможно) он действительно справляется с работой, то есть он был проверен в деле. Конечно, с таким кадровиком нужно обговаривать условия работы, чтобы они устраивали обе стороны.

Поручить кадровое дело бухгалтеру или хорошему секретарю

Плюсы: Это экономит время и деньги. То есть, нет необходимости подбирать кадровика, и отсутствуют расходы на ведение учета.

Недочеты: главная проблема при выборе такого способа — это то, что сотрудники выполняют дополнительную работу после основной, что приводит к ошибкам, промахам, пробелам и элементарному отсутствию необходимых документов. И, конечно, здесь важны профессиональные знания по теме кадрового учета. И если у того же секретаря они присутствуют, то риск осложнений в данном случае сводится к минимуму. И наоборот.

Доверить кадровый учет аутсорсинговой организации

Хорошо: вся кадровая деятельность ложится на плечи аутсорсинговой компании, которая берет на себя такую ответственность на основании договора. Кроме того, что по кадровым вопросам оказывается постоянная, непрерывная помощь, выбор такого способа существенно сокращает расходы.

Минусы: нужно выбрать хорошо зарекомендовавшую себя, серьезную компанию, а также необходимо наладить взаимодействие, создать концепцию работы со специалистами, которые будут трудиться вне офиса.
Руководителю осталось только выбрать наиболее удобный и подходящий для него способ ведения кадрового учета, взвесив все «за» и «против» каждого метода.

Должностные функции кадрового работника

На кадровика накладываются в соответствии с инструкцией и трудовым соглашением следующие обязанности:

Учет кадров компании с оформлением первичной документации (личное дело и листок, приложение к личному листку). Ведение личного дела.

  • Устройство на работу, перевод, а также увольнение работников предприятия согласно Трудовому законодательству, положениям, распоряжениям и приказам работодателя.
  • Подготовка нужных материалов для различных комиссий и т. п.
  • Работа с трудовыми книжками. Внесение в них записей, ведение учета и организация хранения.
  • Вычисление трудового стажа.
  • Оформление командировок.
  • Разработка штатного расписания.
  • Составление и выдача справок о рабочей деятельности сотрудников в настоящее и прошлое время.
  • Учет отпусков любого характера. Составление и контроль соблюдения графика предоставляемых очередных отпусков.
  • Заполнение и регистрация больничных листов.
  • Составление должностных правил и инструкций.
  • Разработка нормативов по охране труда.
  • Ведение воинского учета.
  • Выдача и составление официальных бумаг, нужных для оформления пенсий, компенсаций и льгот.
  • Изучение факторов, влияющих на текучесть кадров. Участие в разработке и забота об исполнении мер, устраняющих эту проблему.
  • Оценка основных возможных рисков (контроль соблюдения трудовых прав).
  • Подготовка документации к сдаче в архив.
  • Контроль соблюдения обязательных правил поведения, определенных ТК РФ и различными нормативными актами.
  • Составление и предоставление необходимой отчетности.
  • Это неполный перечень обязанностей кадрового работника, требования приведены примерные. Их может быть больше перечисленного (или меньше), но в общей сложности именно этими навыками и умениями надо обладать кадровому специалисту.

    Кадровый учет: какие документы необходимы?

    В норме на каждом предприятии необходимо наличие таких видов документов, касающихся личного состава:

    • распорядительные (приказы личные и производственные);
    • подтверждающие трудовую деятельность;
    • информационно-расчетные;
    • внутренняя переписка;
    • журналы контроля и регистрации.

    Некоторые кадровые документы в обязательном порядке должны быть на предприятии. К ним относятся:
    ПВТР (правила внутреннего трудового распорядка);

    Документы кадрового учета

    концепция о защите данных;

  • расписание штатное;
  • книга (журнал) регистрации трудовых книжек и вкладышей плюс сами трудовые книжки;
  • график отпусков;
  • трудовые контракты, соглашения, договоры;
  • должностные инструкции (не регламентируются, но являются неотъемлемой частью трудовых отношений и обязательно составляются, если обязанности не прописаны в трудовом контракте);
  • приказы (прием, увольнение, перевод, о предоставлении отпуска и т. п.);
  • заявления на отпуск без содержания;
  • личные карточки;
  • инструкции по охране труда;
  • журнал инструктажа;
  • договоры материальной ответственности;
  • табель учета РВ (рабочего времени).
  • Все документы хранятся определенное количество лет. Регламентируются:

    • статьей или разделом Трудового кодекса;
    • постановлением Госкомстата;
    • Федеральным Законом и другими положениями.

    Если чего-то (инструкции, приказа и т. д.) нет в наличии, то нужно будет данный факт исправить. Вообще, один из принципов работы кадровика — своевременность. Она очень облегчает трудовые будни и даже придает юридическую силу некоторым актам. Это на самом деле очень важно — не запускать текущие дела. Иначе они имеют обыкновение нарастать, как снежный ком.

    Организация учета кадров: как вести, с чего начать?

    Устроившись на новое место кадровиком для начала нужно провести ревизию обязательной документации. Если окажется (а так бывает), что некоторые важные бумаги из перечня отсутствуют, то их необходимо восстановить. За один день провести такую работу, конечно, не удастся.

    Завести журналы учета трудовых договоров, приказов по персоналу. Создать книгу регистрации трудовых книжек. Разобраться в личных карточках (Т-2). Провести работу с локальными нормативными актами.
    Главное, вовремя оформлять все текущие документы. Работать, опираясь на Трудовой кодекс и правила делопроизводства. И не уничтожать бумаги по личному составу. Время их хранения утверждено Росархивом («Перечень…» от 06.10.2000).

    Все документы учета нужны для прозрачности трудовых отношений. Кадровая система устанавливает нормы и принципы, которые обеспечивают стабильностью работников организации, а администрации создают удобные условия для управления персоналом.

    Автоматизация учета — 1С: преимущества работы с программой

    Вести кадровый учет, тем более в крупной компании — это невероятно ответственная и огромная по своему объему работа. А ведь здесь ошибки недопустимы! Но на сегодняшний день существует способ автоматизировать деятельность кадровиков, что позволяет значительно облегчить и упростить работу отдела, наладить деятельность, существенно снизив риск появления ошибок.

    Ведение кадрового учета в 1С

    При помощи программы 1С можно вести учет согласно законодательным требованиям. В базе обеспечивается надежное хранение нужной информации по работникам. По мере ее накопления появляется возможность построения различных отчетов, которые могут помочь в анализе работы и разработке новых направлений. Например, отчеты могут быть такие:

    • показатель текучести кадров;
    • статистика по персоналу;
    • движение работников и т. п.

    Программа помогает решать практически все проблемы и задачи учета кадров. Руководитель предприятия, благодаря 1С, имеет возможность получать сведения о положении дел в данном отделе, проводить анализ и принимать правильные управленческие решения. А также автоматизация позволяет синхронизировать деятельность нескольких служб компании (бухгалтерия, кадры, расчетный отдел), что улучшает эффективность работы, а также создает все условия для своевременных выплат зарплат.

    Какие психологические тесты при приеме на работу могут понадобиться? Эта статья расскажет про все секреты тестов.

    Чтобы провести налоговый аудит, прочтите эту статью: все секреты выбора специалиста по аудиту налогов.

    Тут вы найдете все рекомендации по оформлению мемориального ордера.

    Заключение

    Итак, подведя итоги, можно отметить следующее:

    Это интересно:  Бесплатная помощь адвоката по гражданским делам

    Остались вопросы? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:

    Это быстро и бесплатно!

    • Кадровый учет является важнейшей частью работы любого предприятия.
    • Для организации ведения учета есть несколько способов. Выбор за руководителем.
    • Должностные обязанности кадрового работника определяются инструкцией и трудовым договором.
    • Существует список документов, касающихся кадровой работы, которые обязательно должны присутствовать в каждой компании. И начинать свою трудовую деятельность в отделе кадров следует с проверки именно этих документов.
    • Вести учет гораздо проще, если он автоматизирован.

    Кадровый учет — это стержень для нормальной и эффективной работы любого предприятия. Поэтому к его ведению нужно подойти со всей ответственностью.

    Кадровое делопроизводство: анализ грубых ошибок

    «Кадровик. ру», 2013, N 10

    КАДРОВОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО: АНАЛИЗ ГРУБЫХ ОШИБОК

    При оформлении кадровой документации нужно быть внимательным. Порой небольшая ошибка может иметь крупные негативные последствия.

    Кадровое делопроизводство — это деятельность, обеспечивающая создание официальных документов по учету кадров и фиксации трудовых отношений, а также организацию работы с ними на предприятиях. Кадровое делопроизводство — кропотливая работа, требующая не только четкого знания трудового законодательства, но и внимательности при оформлении документов, понимания негативных последствий ненадлежащего оформления и хранения кадровой документации. В предлагаемой статье основой обсуждения станут именно делопроизводственные ошибки, а не намеренное нарушение прав работника путем неправильного оформления документации, хотя и этот вопрос в статье тоже затронем. Разделим виды ошибок в соответствии со стадиями развития трудовых отношений.

    1. Ошибки при заключении трудового договора

    Стороны, вступив в трудовые отношения, начали исполнение своих обязательств. При этом оформление данных отношений оставили «на потом» или же оформили неправильно. Результатом такой беспечности могут стать следующие ситуации:

    — полное отсутствие трудового договора;

    — наличие «липового» трудового договора или дополнительных соглашений к нему (созданных работодателем, но не подписанных и даже не предъявленных работнику для ознакомления);

    — существование экземпляра трудового договора, не подписанного со стороны работодателя (в том числе с наличием печати без подписи).

    Все указанные ситуации могут обернуться против сотрудника, т. е. нарушить его права.

    Вывод: отсутствие надлежаще заключенного трудового договора, незнание гражданского процесса могут помешать обычному работнику доказать возникновение трудовых отношений (особенно на стадии до получения первой заработной платы).

    2. Несоблюдение уведомительного порядка

    В редких случаях законодатель требует от работодателя соблюдения определенного уведомительного порядка. Его несоблюдение, как правило, выражается в следующем бездействии работодателя:

    — несообщение о приеме на работу бывшего госслужащего (несоблюдение требования ст. 64.1 ТК РФ, ст. 12 Федерального закона от 25.12.2008 N 273-ФЗ «О противодействии коррупции», далее — Федеральный закон «О противодействии коррупции»);

    — несообщение о приеме/переводе/увольнении военнообязанного (несоблюдение требований Федерального закона от 28.03.1998 N 53-ФЗ «О воинской обязанности и военной службе», Методических рекомендаций по ведению воинского учета в организациях, утв. Генштабом Вооруженных Сил РФ);

    — несогласование кандидатуры на прием с ведомством или структурой при требованиях закона о согласовании (такого согласования требует, например, кандидатура руководителя структурного подразделения банка, которая согласовывается с Банком России, — гл. 3 Инструкции Банка России от 02.04.2010 N 135-И «О порядке принятия Банком России решения о государственной регистрации кредитных организаций и выдаче лицензий на осуществление банковских операций»).

    Забывчивость при выполнении данных требований, как правило, впоследствии оборачивается привлечением работодателя к административной ответственности. При этом следует отметить, что санкции за подобные нарушения весьма высоки (за исключением нарушения в виде несоблюдения уведомительного порядка в области воинского учета, малая цена штрафа за которое даже не порождает и минимального количества дел об административном правонарушении).

    Пример санкции по ст. 19.29 КоАП РФ. Постановлением мирового судьи юридическое лицо было признано виновным в совершении административного правонарушения, предусмотренного ст. 19.29 КоАП РФ, и ему назначено административное наказание в виде административного штрафа в размере 100 тыс. руб. Представленными нарушителем документами были подтверждены факт приема бывшего госслужащего на работу, факт замещения им на предыдущем месте работы должности госслужбы, факт осуществления им в должности госслужащего проверок соблюдения действующего законодательства нынешнего работодателя, а также факт отсутствия надлежащего уведомления (в порядке, установленном Постановлением Правительства РФ от 08.09.2010 N 700) ответчиком бывшего работодателя госслужащего о приеме последнего. Таким образом, суд установил факт административного нарушения, предусмотренного ст. 19.29 КоАП РФ, наличие вины юридического лица в его совершении и назначил ему наказание в минимальном пределе санкции, предусмотренной законом. Вышестоящая судебная инстанция постановление судьи оставила в силе (Постановление мирового судьи судебного участка N 3 г. Лабытнанги Ямало-Ненецкого автономного округа от 30.03.2012, Решение Лабытнангского городского суда Ямало-Ненецкого автономного округа от 06.06.2012) .

    На полях. Статья 19.29 КоАП РФ о привлечении работодателем либо заказчиком работ (услуг) к трудовой деятельности на условиях трудового договора либо к выполнению работ или оказанию услуг на условиях гражданско-правового договора государственного или муниципального служащего, замещающего должность, включенную в перечень, установленный нормативными правовыми актами, либо бывшего государственного или муниципального служащего, замещавшего такую должность, с нарушением требований, предусмотренных Федеральным законом «О противодействии коррупции», предусматривает наложение административного штрафа на граждан в размере от 2000 до 4000 руб., на должностных лиц — от 20 тыс. до 50 тыс. руб., на юридических лиц — от 100 тыс. до 500 тыс. руб.

    3. Ошибки при ведении штатного расписания

    В области ведения штатного расписания допускается много видов ошибочных действий (бездействия):

    — отсутствие штатного расписания вовсе;

    — неутверждение штатного расписания (существование некоего «черновичка»);

    — наличие двух и более вариантов штатного расписания;

    — подделка штатного расписания, в том числе в виде несоответствия окладов и надбавок реальности или должностям;

    — прием на несуществующие должности, на не соответствующие штатному расписанию оклады;

    — все виды изменений штатного расписания, направленные на мнимое сокращение штата.

    В большинстве случаев на практике последствия ошибок при ведении штатного расписания ложатся на плечи сотрудников: в случае спора работодатель представляет в суд то штатное расписание, которое ему наиболее выгодно, пользуясь тем, что документ является локальным актом предприятия, документом ограниченного пользования. Суд, беря его за основу, может прийти к необоснованному выводу о надуманности требований работника. А они в большинстве случаев просто оказываются недоказанными.

    От неправильного оформления штатного расписания может пострадать — хоть это случается и нечасто — и сам работодатель. Например, в ситуации неправильного начисления заработной платы из-за неверных сведений в штатном расписании. К сожалению для работодателя, суд придерживается мнения об отсутствии в данном случае счетной ошибки, которая в соответствии со ст. 137 ТК РФ давала бы работодателю право обратного взыскания (удержания) с работника излишне перечисленных сумм. Продемонстрируем это ярким примером.

    Пример. В соответствии с судебным решением Александрово-Заводского районного суда Забайкальского края работодатель не смог взыскать с сотрудницы сумму переплаты заработной платы, т. к. в штатном расписании была ошибочно указана завышенная сумма по сравнению с той, которая предполагалась изначально. Суд в данном случае исходил из следующего: основанием к взысканию излишне выплаченной заработной платы является только счетная ошибка, т. е. неверно произведенное математическое действие, повлекшее излишнюю оплату. В ходе же рассмотрения дела достоверно установлено, что заработная плата сотруднице начислялась в соответствии со штатным расписанием. А его ошибочность основанием для взыскания излишне выплаченного в силу закона не является.

    Александрово-Заводский районный суд Забайкальского края: http://alekzav. cht. sudrf. ru/modules. php? name=docum_sud&id=144.

    Чуть реже работодатель сталкивается с предписаниями контролирующих органов, выявивших недостатки в ведении предприятием штатного расписания. Однако поскольку с 01.01.2013 форма штатного расписания N Т-3, утвержденная Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты», перестала быть для предприятий обязательной к применению унифицированной формой первичной учетной документации, то и данные предписания скоро станут редкостью. Также известны случаи споров, в которых прокурор в судебном порядке требует привести штатное расписание в соответствие с законом, отраслевым соглашением.

    4. Ошибки при увольнении

    В области прекращения трудовых отношений встречаются самые разнообразные ошибки кадрового делопроизводства, но практически всегда они связаны с материальным нарушением прав работника. В число ошибок на данной стадии можно включить:

    — увольнение без оснований, т. е. применение статьи для ситуаций, когда основание на самом деле отсутствует. Например, увольнение по п. 5 ч. 1 ст. 81 ТК РФ при отсутствии неоднократности неисполнения работником своих обязанностей;

    — увольнение в период отпуска или болезни. Как правило, это формальная ошибка, когда работодатель не знал, что сотрудник болеет или находится в отпуске. Распространена ситуация увольнения за прогул в то время, когда человек отсутствует на работе по уважительной причине — по болезни;

    — увольнение при наличии запрета на увольнение. Например, увольнение беременной женщины, или женщины, имеющей детей в возрасте до трех лет, или иных лиц, защищенных от увольнения по инициативе работодателя ст. 261 ТК РФ;

    — несоблюдение процедуры увольнения. Данная ошибка может стать фатальной при несоблюдении процедуры увольнения по инициативе работодателя — по сокращению штата (п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ), в связи с неудовлетворительным результатом испытания (ч. 1 ст. 71 ТК РФ). Чуть менее негативные последствия влечет увольнение по инициативе работника при несоблюдении сроков предупреждения, даты выдачи трудовой книжки и полного расчета при увольнении и пр.

    Это интересно:  Оценка нежилого помещения: можно ли уменьшить кадастровую стоимость, пример расчета

    Так, самая обыкновенная формальная ошибка при выдаче трудовой книжки в день увольнения (не успели сделать запись в отделе кадров, или подписать у уполномоченного лица, или поставить печать и попросили прийти завтра, например) может обернуться судебным спором с неблагоприятным для работодателя судебным решением: его обяжут не только выдать трудовую книжку, но и взыскать компенсацию за задержку выдачи данного документа — в соответствии с положениями ст. 234 ТК РФ.

    5. Ошибочные действия с гарантиями и компенсациями

    Нельзя не отметить также и допускаемые работодателями ошибки, связанные с предоставлением работникам гарантий и компенсаций, предусмотренных законом. К ним можно причислить:

    — неоформление гарантий и компенсаций при наличии права на них;

    — фактическое непредоставление гарантий и компенсаций.

    Оба этих действия нельзя в прямом смысле признать ошибками. В большинстве случаев они носят преднамеренный, умышленный характер и направлены на непредоставление гарантий и компенсаций. Например, неоформление и, соответственно, неприменение при начислении заработной платы «северных» надбавок или непринятие бухгалтерией предприятия заявления о предоставлении стандартного налогового вычета, в том числе в повышенном размере, ликвидаторам аварии на ЧАЭС и пр.

    Вот, например, какие выводы о намеренном непредоставлении работнику гарантий, установленных ТК РФ, сделал суд при рассмотрении дела, выяснив факт отсутствия многих документов, требуемых для оформления при вступлении работника и работодателя в трудовые отношения.

    1. Многие формальные, нечаянные, непреднамеренные ошибки в кадровом делопроизводстве не только ведут к нарушению прав работника, судебным разбирательствам и восстановлению сотрудника на рабочем месте по решению суда, но и заканчиваются для работодателя административной ответственностью за те или иные деяния, которые закон квалифицирует как административные правонарушения.

    2. Выявляются ошибки не только собственными силами организаций (системой последующего контроля, проверками внутреннего контроля) или со сторонней помощью по инициативе работодателя (аудиторами), но и контролирующими органами при плановых и внеплановых проверках и при рассмотрении споров в суде.

    3. Данные ошибки влекут за собой судебные споры и ответственность для работодателя, а также предписания контролирующих органов (и даже судебные решения) об устранении нарушения и приведении неправильно оформленных документов в соответствие с законом.

    Таким образом, «нестрашные» на первый взгляд ошибки кадрового делопроизводства могут обернуться вполне осязаемыми негативными последствиями, например довольно внушительными суммами штрафов. Именно поэтому для работы в области кадрового делопроизводства требуются грамотные специалисты, а документы следует оформлять правильно и надлежащим образом хранить.

    Десять типичных ошибок в кадровом делопроизводстве

    Главная / Публикации / Десять типичных ошибок в кадровом делопроизводстве

    Десять типичных ошибок в кадровом делопроизводстве

    Опыт работы по консультационному сопровождению деятельности организаций показывает, что сегодня на малых предприятиях не уделяется должного внимания вопросам соблюдения законодательства о труде и, как следствие, практически полностью отсутствует ведение кадрового делопроизводства. Несмотря на то, что несоблюдение трудового законодательства и правил ведения кадрового документооборота напрямую не связаны с расчетом налогов, практика показывает, что игнорирование руководителями организаций норм трудового законодательства зачастую приводит к значительным налоговым последствиям.

    О наиболее типичных нарушениях действующего трудового законодательства, связанных с кадровым делопроизводством, рассказывает специалист группы компаний «РУСКОНСАЛТ» Наталья Петина.

    Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ) вступил в силу с 01 февраля 2002 года, но до настоящего времени большинство руководителей малого бизнеса продолжают считать, что заключение трудовых договоров с работниками в письменной форме – право работодателя, а не его обязанность. Однако обязанность заключения трудовых договоров в письменной форме возложена на работодателя статьей 67 ТК РФ. Таким образом, трудовые договоры должны заключаться с работниками организаций всех форм собственности в порядке и на условиях, предусмотренных главой 10 ТК РФ.

    В то же время письменная форма трудового договора не исключает необходимости издания работодателем приказа о приеме на работу. В соответствии со статьей 68 ТК РФ приказ (распоряжение) о приеме на работу объявляется работнику под расписку в трехдневный срок со дня подписания трудового договора.

    Отсутствие должного внимания к системе учета кадров, несвоевременное оформление на работу приводит к необходимости формировать документы о приеме на работу значительно позже. В результате дата начала работы в приказе о приме на работу может не соответствовать дате начала работы по трудовому договору, что в итоге послужит поводом для возникновения трудовых споров с работниками.

    Помимо обязанности работодателя ознакомить сотрудника с приказом о его приеме на работу, работодатель также в соответствии с положениями статьи 68 ТК РФ должен ознакомить его с действующими в организации правилами внутреннего трудового распорядка, положением о персональных данных работников и иными локальными нормативными актами, имеющими отношение к трудовой функции работника.

    Наличие таких локальных нормативных актов многие работодатели считают обузой, не думая, какой управленческий ресурс могут содержать эти документы. Кроме того, отсутствие в организации правил внутреннего трудового распорядка и иных обязательных локальных нормативных актов, имеющих отношение к трудовой функции работника, расценивается трудовой инспекцией как нарушение действующего трудового законодательства, что может послужить основанием к привлечению организации или должностных лиц организации к административной ответственности.

    Нередко приходится сталкиваться с тем, что приказы о приеме на работу либо не составляются вообще – работодатели ограничиваются заявлением работника, на котором пишут свою резолюцию и указывают размер заработной платы, – либо оформляют приказы с нарушением “Указаний по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты”, приведенных в Постановлении Госкомстата Российской Федерации от 05.01.2004 г. № 1 “Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты”. В соответствии с указанным Постановлении Госкомстата РФ для оформления учета кадров используются следующие унифицированные формы:

    № Т-1 “Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу”;

    № Т-1а “Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу”;

    № Т-2 “Личная карточка работника”;

    № Т-2ГС (МС) “Личная карточка государственного (муниципального) служащего”;

    № Т-3 “Штатное расписание”;

    № Т-4 “Учетная карточка научного, научно-педагогического работника”;

    № Т-5 “Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу”;

    № Т-5а “Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу”;

    № Т-6 “Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику”;

    № Т-6а “Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам”;

    № Т-7 “График отпусков”;

    № Т-8 “Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)”;

    № Т-8а “Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении)”;

    № Т-9 “Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку”;

    № Т-9а “Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку”;

    № Т-10 “Командировочное удостоверение”;

    № Т-10а “Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении”;

    № Т-11 “Приказ (распоряжение) о поощрении работника”;

    № Т-11а “Приказ (распоряжение) о поощрении работников”.

    Отсутствие указанных документов в организации может привести к привлечению организации к ответственности в виде начисления штрафных санкций, согласно статье 120 “Грубое нарушение правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения” Налогового кодекса Российской Федерации (НК РФ).

    Еще одним распространенным заблуждением работодателя является то, что расторжение трудового договора с работником, формулируемое как “по собственному желанию”, происходит на основании статьи 80 ТК РФ. Однако указанная статья определяет только порядок и условия расторжения трудового договора. Основания же для прекращения трудового договора определены статьей 77 ТК РФ. В частности, расторжение трудового договора работником по собственному желанию происходит на основании пункта 3 статьи 77 ТК РФ. Следовательно, запись в трудовой книжке об увольнении должна содержать ссылку на пункт 3 статьи 77 ТК РФ, а не на статью 80 ТК РФ, как нередко встречается на практике.

    Особое внимание следует уделить вопросу о ведении трудовых книжек на предприятиях малого бизнеса.

    В соответствии со статьей 66 ТК РФ, трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовых книжек и обеспечение ими работодателей установлен Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 “О трудовых книжках” (вместе с “Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей”).

    Согласно “Инструкции по заполнению трудовых книжек”, утвержденной Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69, работодатель обязан вести трудовые книжки на всех работников, проработавших в организации свыше пяти дней, в случае, если работа в этой организации является для работника основной.

    Обеспечение работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку осуществляется на основании договора, заключенного с изготовителем или распространителем на платной основе. Следует отметить, что работодатели не имеют права требовать от работника, поступающего на работу впервые, предоставления бланка трудовой книжки. Организация должна за счет собственных средств приобрести бланки трудовых книжек, как установлено “Порядком обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку”, утвержденным приказом Министерства финансов Российской Федерации от 22.12.2003 г. № 117н.

    Однако часто работодатели принимают от работника чистый бланк трудовой книжки, вносят туда запись, не обращая внимания на то, что с 1 января 2004 года введены в действие трудовые книжки нового образца.

    Это интересно:  Отзывы клиентов о кредитах Росбанк

    Также следует отметить, что на работодателя возлагается ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек.

    С целью обеспечения учета и хранения трудовых книжек работодатель должен вести следующую документацию: приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладышей к ней и книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.

    В приходно-расходную книгу вносятся все операции, связанные с получением, расходованием бланков трудовой книжки и вкладышей к ней с указанием серии и номера каждого бланка.

    В книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также выданные им, с записью серии и номера.

    Анализ ошибок, которые встречаются при проведении проверок, правильность заполнения трудовых книжек требуют отдельного освещения. К наиболее типичным ошибкам при оформлении трудовых книжек можно отнести следующие:

    – зачеркивание ранее внесенных неточных или неправильных записей в разделах трудовой книжки (вкладыша) “Сведения о работе”, “Сведения о награждениях”;

    – внесение записи о работе в раздел “Сведения о награждениях”;

    – неоформление надлежащим образом выданного вкладыша (не вшит в трудовую книжку, не проставлен штамп о выдаче вкладыша на первой странице трудовой книжки).

    Еще одной распространенной ошибкой является ненадлежащее оформление личных карточек работников.

    Личную карточку (унифицированная форма

    № Т-2) следует оформлять в соответствии с Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1 “Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты”.

    Личная карточка является документом по учету труда и заполняется на всех работников. Согласно “Правилам ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей”, утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 г.

    № 225, с каждой записью, вносимой на основании приказа в трудовую книжку (вкладыш) о поступлении на работу, переводе, назначении, увольнении, работник должен быть ознакомлен под роспись в личной карточке (№ Т-2), в которой должна быть повторена точная запись из трудовой книжки (вкладыша).

    Вопросы взаимоотношений работодателя с работниками в части регулирования оплаты труда и учета рабочего времени также требуют внимания.

    На малых предприятиях, как правило, отсутствуют табели учета рабочего времени. Тем не менее, в соответствии со статьей 91 ТК РФ, работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником.

    Для контроля за соблюдением работниками режима рабочего времени и начисления заработной платы применяют унифицированные формы первичной учетной документации по учету рабочего времени (формы № Т-12 “Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда” и № Т-13 “Табель учета рабочего времени”), утвержденные Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 05.01.2004 г. № 1 “Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты”.

    Отсутствие на предприятии оформленных в соответствии с действующим трудовым законодательством документов по учету рабочего времени может послужить поводом для налоговых органов признать необоснованным включение расходов на оплату труда в состав затрат, уменьшающих налогооблагаемую прибыль.

    Ваш инструмент для достижения
    бизнес-целей

    Порядок ведения кадрового учета на предприятии

    Сегодня для процедура приема на работу сотрудников вне зависимости от сферы деятельности конкретного предприятия регламентируется действующими законодательными нормами.

    При этом необходимо помнить о том, что все подобного типа процедуры регламентируются законодательными нормами. Какие-либо отклонения от них попросту не допустимы.

    В случае обнаружения контролирующими органами каких-либо нарушений возможно наложение достаточно серьезных взысканий.

    Содержание

    Во избежание возникновения всевозможных сложностей было разработано специальное программно обеспечение. Оно позволяет автоматизировать кадровый учет, избежать различных ошибок, недочетов.

    Общие аспекты

    Сегодня процесс кадрового учета регламентируется на законодательном уровне. Именно поэтому на каждом крупном предприятии, где количество работников достаточно велико, обычно формируется кадровый отдел.

    Его сотрудники обязаны осуществлять оформление документации в соответствии с установленными нормами.

    Причем если отдельная документация унифицирована и должна составляться в соответствии с образцами, иная формируется на предприятии.

    Существует множество различных нюансов, связанных с ведение кадрового учета на предприятии.

    Именно поэтому необходимо будет заранее разобраться со следующими основополагающими вопросами:

    • что это такое?
    • с какой целью осуществляется?
    • правовое регулирование.

    Что это такое?

    Прежде, чем приступить к организации кадрового учета на каком-либо предприятии, необходимо будет обязательно ознакомиться с определением данного понятия. Так как только так возможно будет избежать основных ошибок.

    Под термином «кадровый учет» понимается учет движения сотрудников, работников, состоящих на различных должностях.

    При этом подобного рода учет должен вестись не только у юридических лиц, но также у индивидуальных предпринимателей.

    Кадровый учет в обязательном порядке подразумевает следующие моменты:

    • документальное оформление приема на работу сотрудника;
    • перемещение работников по должностям;
    • увольнение сотрудников;
    • регламентирование трудовых отношений между самими работниками и их руководством;
    • организация труда;
    • иное.

    Причем в зависимости от сферы деятельности конкретного предприятия учет будет иметь различные особенности.

    Сегодня помимо общепринятых нормативных документов, которые регламентируют процедуру учета, имеются специализированные. Действие их распространяется на предприятия, ведущие деятельность в определенных сферах.

    Например, муниципальные организации, иные. Особенно важно быть внимательным при ведении кадрового учета государственных служащих.

    С какой целью осуществляется

    Кадровый учет с нуля пошагово изучить будет достаточно проблематично. Но если руководитель в дальнейшем планирует принимать большое количество работников, то ему стоит уделить этому моменту внимание.

    Грамотно организованный кадровый учет позволяет одновременно решать сразу большое количество самых разных задач. Основные цели ведения кадрового учета различаются в зависимости от сферы деятельности.

    Но возможно сформулировать основные задачи, решение которых необходимо во всех без исключения организациях:

    Если же по какой-то причине работодатель самостоятельно заниматься подобной деятельностью не желает и в то же время собственный отдел организовывать не спешит, можно воспользоваться услугами кадрового учета.

    Сегодня очень многие сторонние предприятия предлагают подобные услуги. За определенную плату оформляется вся необходимая документация.

    Также ведется вся иная документальная деятельность, связанная с ведением кадрового учета.

    Правовое регулирование

    Важно помнить о большом количестве нормативных документов, которые регламентируют ведение кадрового учета. Важно помнить о большом количестве самых разных нюансов, непосредственно связанных с ведением учета.

    К основополагающим нормативно-правовым документам, связанным с подобного рода деятельностью, сегодня можно отнести следующее:

    Особое внимание важно уделить именно различного рода ГОСТам, а также всевозможным унифицированным системам.

    Трудовая инспекция при проведении проверок вне зависимости от причины подобного рода мероприятия всегда обращает в первую очередь именно на трудовые книжки.

    На данный момент основополагающим документом, регламентирующим процесс ведения трудовой, являются «Правила ведения и хранения трудовых книжек».

    Утверждены Постановлением Правительства РФ №255 от 16.04.03 г. Изучить все нормативные документы, касающиеся кадрового учета, достаточно сложно.

    Особенно если дело касается предприятия, одновременно работающего в нескольких различных направлениях. В таком случае желательно будет избежать ручного оформления.

    Формулу коэффициента постоянства кадров, читайте здесь.

    Одним из самых востребованных и качественных программ сегодня делаются в 1С. Данная структура предлагает своим клиентам обширный перечень автоматизированных программ для производства.

    Как вести учет кадров в организации

    Осуществлять учет кадров в организации необходимо в соответствии с действующими нормативными документами. Отклонения от установленных законодательством норм не допускается.

    Но у большинства впервые столкнувшихся с необходимостью ведения подобного учета граждан возникают сложности. Именно поэтому стоит заранее рассмотреть вопросы:

    • с чего начать;
    • какие нужны документы;
    • обязательные журналы в кадровом делопроизводстве (образцы).

    С чего начать

    Самое сложное в постановке кадрового дела на сегодняшний день – самое начало. Первое, чем необходимо будет заняться сотруднику или непосредственно руководителю при постановке в нуля – оформление документации.

    Необходимо будет организовать соответствующим образом документооборот. Необходимо будет осуществить следующие действия:

    • разработать все требуемые обязательно на предприятии нормативные локальные каты:
    1. Правила внутреннего распорядка на предприятии.
    2. Основное положение по оплате труда.
    3. Инструкции должностного характера.
    4. Регламент для отдельных структурных подразделений.
    5. Соглашение на обработку персональных данных.
    6. Положение о защите данных сотрудников.
    • разрабатывается персональное штатное расписание для каждой отдельной штатной единицы;
    • формируется штатная расстановка;
    • подготавливаются типовые или же специализированные трудовые договора, а также соглашения о материальной ответственности;
    • подготовка табеля форм по личному составу;
    • оформляется личная карточка работника – по форме №Т-2;
    • разрабатываются личные бланки-заявления для работников;
    • подготавливаются различного рода внутренние типовые приказы (о возложении обязанностей по ведению воинского учета, а также трудовых).

    При этом следует помнить, что оформление всех кадровых событий должно осуществляться обязательно при использовании первичной документации.

    Статья написана по материалам сайтов: vesbiz.ru, hr-portal.ru, www.rusconsult.ru, buhonline24.ru.

    »

    Помогла статья? Оцените её
    1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars
    Загрузка...
    Добавить комментарий

    Adblock detector