Инструкция по электронному больничному листу: как работать с документом о нетрудоспособности, надо ли его распечатать, каков порядок взаимодействия кадровиков с ФСС?

Электронный больничный — как он работает для кадровиков? Это актуальная тема в свете повсеместного ввода электронного взаимодействия ФСС со страхователями и медицинскими компаниями. Об этом расскажет наш материал.

Содержание

С какими больничными листами предстоит работать кадровикам и бухгалтерам

Привычный для нас больничный лист — это документ:

  • подтверждающий временную неспособность к работе физлиц;
  • выдаваемый медучреждением;
  • оформленный на бумаге;
  • необходимый для назначения и выплаты пособия по временной нетрудоспособности.

В настоящее время больничный лист может оформляться в одной из 2 форм:

Появление новой формы больничного листка порождает множество вопросов в первую очередь у кадровиков и бухгалтеров: как будет действовать система электронных больничных, добавятся ли у них новые функции в связи с этими нововведениями, как оформлять и учитывать электронные больничные листы? Об этом расскажем далее.

Изменятся ли функции кадровика при введении виртуального больничного

С появлением электронных больничных в работе кадровиков кардинальных изменений не предвидится. В их функции по-прежнему входит заполнение в листке нетрудоспособности необходимых данных: о страховом стаже, условиях исчисления пособия и др. Перечень заполняемых кадровиком сведений в больничном листе устанавливается внутрифирменным локальным актом (регламентом, инструкцией, приказом).

В настоящее время кадровики могут столкнуться одновременно и с бумажными, и с электронными больничными листками, поэтому при их заполнении важно не забыть основные правила их оформления.

Для обеих форм больничного листа существует законодательно установленные ограничения и условия оформления.

Выписанный в бумажном виде больничный заполняется:

  • заглавными буквами на русском языке;
  • чернилами черного цвета (или с использованием печатающих устройств);
  • по правилу: одна ячейка — один знак или буква.

Содержание разделов и строк больничного листа см. здесь.

Для электронной формы больничного листа не имеет значения цвет чернил — вся информация заполняется на компьютере. Однако электронный больничный оформляется с некоторыми ограничениями:

  • медработник оформит его только в том случае, если пациент даст свое письменное согласие на это;
  • заполнение электронного листка нетрудоспособности возможно только в тех медицинских учреждениях, которые имеют специальное программное обеспечение, доступ к интернету, а также подключены к региональной медицинской информационной системе;
  • работодатель пациента оформил соглашение с ФСС об информационном взаимодействии, зарегистрировался на сайте госуслуг, открыл личный кабинет на сайте cabinets.fss.ru и получил усиленную электронную подпись.

Обязан ли работодатель принимать электронные больничные, читайте здесь.

Вне зависимости от формы листка нетрудоспособности, в нем должны быть заполнены 2 основные части:

  • одна — работником медучреждения;
  • вторая — работодателем.

В последующих разделах остановимся на новой форме (электронной) больничного листка, что позволит детальнее изучить вопрос «Что такое электронный больничный и как он работает для кадровиков?».

Как будет работать электронный больничный лист

Возможность оформления электронного листка предусмотрена законом «О внесении изменений…» от 01.05.2017 № 86-ФЗ. Переходу к электронной форме взаимодействия работодателя и медучреждения с ФСС предшествовала масштабная информатизация системы здравоохранения, без которой наладить электронный документооборот не представлялось возможным.

Для оформляющего электронный больничный сотрудника медучреждения схема действий заключается в следующем:

  • занесение в спецпрограмму на компьютере сведений о пациенте и поставленном диагнозе (в модуле «Электронная медицинская карта»);
  • часть необходимых данных в больничный лист попадает из электронной медкарты, а остальные сведения дополняются медработником при заполнении электронного образа листка нетрудоспособности (в модуле «Лист нетрудоспособности»);
  • подписание больничного электронной подписью и отправка его в ЕГИСЗ (единую государственную информационную систему в сфере здравоохранения).

Для сотрудника (пациента) предусмотрена следующая схема действий в процедуре получения электронного больничного:

  • дать письменное согласие на заполнение больничного в электронной форме;
  • получить от медперсонала номер больничного листа;
  • сообщить номер больничного работодателю (специалистам кадровой или бухгалтерской службы).

О функциях работодателя в процедуре работы с электронным больничным см. далее.

Выбор системы работы с листками нетрудоспособности

Компания вправе выбирать схему работы с листками нетрудоспособности:

  • традиционную (действующую систему работы с бумажными больничными);
  • виртуальную (безбумажную технологию информационного взаимодействия с ФСС).

В настоящее время бумажный и электронный больничный листы имеют одинаковую юридическую силу, а работодателям предоставлено право выбора системы работы с ними.

Что делать, если работник принес электронный больничный (ЭБ), а ваша фирма еще не подключилась к системе работы с ЭБ, узнайте здесь.

Как оформить переход на электронные больничные читайте здесь.

Применение традиционной системы не избавляет работодателя от поддельных листков нетрудоспособности и необходимости хранения больничных.

Как распознать поддельный листок нетрудоспособности, узнайте из статьи «Действия работодателя с поддельным больничным листом».

Бумажные больничные могут содержать ошибки, допущенные как медучреждением, так и страхователем — это может служить препятствием для своевременной выплаты пособия.

В электронных больничных ошибки практически исключены (или минимальны и быстро исправимы), а существование поддельных листков нетрудоспособности невозможно в принципе. Помимо этого, исключена вероятность утери или порчи электронного листка нетрудоспособности.

Введение электронного больничного сохранило за работодателем обязанность по заполнению своего раздела больничного листа. Его содержание аналогично бумажной форме этого документа.

Какими сведениями кадровику и бухгалтеру заполнить свой раздел бумажного больничного листа, узнайте из материала «Пример заполнения больничного листа работодателем».

Функции работодателя по работе с электронным больничным

Действия кадровиков по заполнению электронного больничного листа не описаны в федеральных нормативных актах. А отдельные фирмы не имеют в штатном расписании должности кадровика, и его функции выполняет бухгалтер или иной специалист. Количество и состав сотрудников, участвующих в оформлении электронного больничного, а также иные необходимые регламенты компания прописывает и утверждает на свое усмотрение.

При работе с электронными больничными работодателю необходимо учесть следующее:

  • обработать электронный листок нетрудоспособности можно через личный кабинет на сайте cabinets.fss.ru, попасть в который возможно с помощью логина и пароля от учетной записи на сайте госуслуг;
  • после входа в личный кабинет требуется выбрать из предложенного системой списка сертификат электронной подписи;
  • на первой вкладке «Электронные листки нетрудоспособности» содержится информация о Ф. И. О. сотрудника, его СНИЛС, номер листка нетрудоспособности, дате выдачи и периоде нетрудоспособности, а также о статусе электронного больничного («Пособие выплачено» или «Заполнен страхователем»);
  • чтобы заполнить недостающие данные в электронном больничном, в предложенном списке нужно найти необходимый листок и нажать кнопку «Получить ЛН»;
  • в раскрывшемся бланке электронного больничного найти вкладку «Заполняется работодателем» и заполнить данные по расчету пособия, сохранить информацию путем нажатия соответствующей кнопки;
  • при получении от фонда уведомления об ошибке необходимо исправить данные или отправить дополнительные документы;
  • отслеживать статус листка нетрудоспособности можно с помощью специальных журналов: обмена данными, реестров и пособий (каждый журнал расположен в отдельной вкладке на главной странице).

С 18.12.2017 утвержден новый порядок взаимодействия ФСС, медорганизаций и работодателей с применением системы «Соцстрах». Подробности см. в материале «Электронные больничные: новый порядок».

Обязательно ли работать именно через личный кабинет на сайте ФСС, узнайте здесь.

О функциях работодателя в ситуации, когда работник утратил здоровье на работе, расскажет материал «Несчастный случай на производстве — действия работодателя».

Электронный больничный — как он работает для кадровиков?

Электронный больничный — как он работает для кадровиков, волнует многих работодателей в связи с последними нововведениями в сфере социального страхования работников. Попробуем разобраться.

Электронный больничный: нововведение 2017 года

Пилотный проект «Электронный больничный лист» был запущен в 2014 году в Астраханской, Белгородской областях и Республике Татарстан. Эти регионы были выбраны, поскольку они, в отличие от других субъектов РФ, имеют наиболее развитую сеть информационного взаимодействия между госорганами и жителями.

Это интересно:  Вычет на квартиру: 4 распространенные ошибки, мешающие вернуть налог

Результаты тестирования подтвердили эффективность оборота электронных больничных листов (далее — ЭБЛ), поэтому было принято решение о закреплении данного явления на законодательном уровне.

01.05.2017 был принят закон «О внесении изменений…» № 86-ФЗ, добавивший новую форму больничного листа — электронную.

ЭБЛ имеет одинаковую с бумажным листом нетрудоспособности юридическую силу и выдается в тех же страховых случаях.

Указанный закон № 86-ФЗ вступил в силу через 2 месяца после его принятия, 01.07.2017, и в настоящее время идет активная работа по реализации содержащихся в нем положений:

  1. Разрабатываются нормативные акты, устанавливающие порядок формирования электронных больничных листов, взаимодействия между медорганизациями и страхователем и т. д.
  2. Проводятся разъяснительные работы о принципах информационного взаимодействия между участниками страхового случая (работниками, работодателями, медорганизациями, ФСС).
  3. Полагаем, органами власти субъектов РФ и муниципалитетов будет проверяться оснащенность рабочих мест врачей необходимой техникой и приниматься меры к такому оснащению.

Как будет формироваться и отправляться ЭБЛ? Читайте далее.

Как будет формироваться электронный больничный лист

Исходя из новостей и методических рекомендаций, опубликованных на официальном сайте ФСС (l), можно примерно представить, как будет работать система формирования и отправки ЭБЛ:

  1. Медорганизация и страхователь формируют информационное взаимодействие, устанавливают соответствующий программный продукт.

По последним данным, ФСС РФ вместе с Минздравом выберут в каждом регионе по 1 клинике, где проект ЭБЛ будет поддерживаться на самом качественном уровне (ссылка на источник http://government.ru/news/28274/).

  1. Во время приема врач уточняет, участвует ли работодатель пришедшего в системе информационного взаимодействия, и берет письменное согласие пациента на открытие БЛ в электронной форме. Затем открывает на своем рабочем компьютере медкарту больного и в соответствующем разделе отправляет запрос в ФСС на единичный номер ЭБЛ.
  2. После получения номера врач заполняет ЭБЛ. Часть информации из медкарты переносится в автоматическом режиме, что-то вводится вручную. Врач ставит свою электронную подпись.
  3. Все ЭБЛ хранятся в общей информационной базе медицинской организации, от имени которой и происходит отправка листов нетрудоспособности, их дополнение какой-либо информацией (например, продление) и закрытие.
  4. При выходе на работу находившийся на больничном сотрудник сообщает работодателю номер ЭБЛ.

Таким образом, ЭБЛ будет отправляться по каналам связи сразу в ФСС, минуя работодателя.

Как работать с электронными больничными работодателю

Приведем примерный алгоритм, как работать с электронными больничными работодателю:

  1. Поскольку ЭБЛ медучреждение работодателю не отправляет, последний должен получить его в ФСС.
  2. Для этого работодатель регистрируется на официальном сайте ФСС, заводит личный кабинет (далее — ЛК). Возможен вариант, что для получения логина и пароля от ЛК ему придется лично явиться в структурное подразделение Фонда, как это происходит в настоящее время (например, при открытии ЛК на сайте Пенсионного фонда).
  3. Через ЛК работодатель вводит номер СНИЛС и ЭБЛ работника, получает доступ к электронному больничному.
  4. Если механизм совершения выплат зачетный, работодатель дополняет свою часть листа нетрудоспособности, ставит ЭЦП и отправляет обновленный ЭБЛ в Фонд.
  5. При прямых выплатах пособий работодателем ЭБЛ не оформляется, а заполняется реестр сведений на выплату пособий, который также подписывается ЭЦП.

Не совсем понятно, сохраняются ЭБЛ работников в ЛК работодателя или ему каждый раз придется отправлять запрос в ФСС. Но в любом случае у него есть возможность экспортировать ЭБЛ на свой компьютер, распечатать его и приложить к бухгалтерским документам (при необходимости).

ВАЖНО! ФСС переходит на новый способ выплаты пособий и в будущем планирует полностью отказаться от зачетного механизма. Таким образом, участие работодателя в движении ЭБЛ со временем сойдет на нет.

Что изменилось для кадровика/бухгалтера. Как заполнять ЭБЛ

Каких-либо изменений в работе бухгалтеров и кадровиков в связи с появлением ЭБЛ не предвидится. Единственно, что немного расширится круг их обязанностей: рассмотренные в предыдущем разделе действия, скорее всего, будут выполнять именно эти специалисты.

При заполнении ЭБЛ бухгалтер будет руководствоваться общим порядком оформления листов нетрудоспособности:

  1. В поле «Место работы» вносится сокращенное наименование организации. Если такового нет, пишется полное название, а если оно не умещается во все имеющиеся клетки, прерывается на полуслове.
  2. Выбирается статус работы уходившего на больничный сотрудника: основной или по совместительству.
  3. Указывается регистрационный номер, присвоенный ФСС организации при ее постановке на учет, и код подчиненности — номер структурного подразделения ФСС, к которому прикреплено предприятие.
  4. Прописывается ИНН и СНИЛС сотрудника.
  5. В графе «Условия начисления» ставится код случая начисления пособия, отличающегося от стандартного.
  6. Акт формы Н-1 заполняется при получении производственной травмы, и в ЭБЛ указывается дата составления такого акта.
  7. Обязательно проставляется дата начала работы.
  8. Вносится информация о страховом стаже работника и нестраховых периодах.
  9. Бухгалтер рассчитывает период страхового случая, средний заработок сотрудника и сумму причитающегося пособия.
  10. В ЭБЛ, как и в бумажном, должны быть указаны Ф. И. О. руководителя организации и главного бухгалтера, поставлены их подписи и фирменная печать.

Обязателен ли переход на электронную форму больничных листов

Такой обязанности у медорганизаций и работодателей на сегодняшний день нет. За исключением тех, где проект ЭБЛ будет поддерживаться на уровне министерства РФ.

Однако медучреждениям, руководство которых решит присоединиться к электронному обмену информацией, связанной с открытием/закрытием БЛ и т. д., нужно быть готовыми к совершению следующих действий:

  1. Оснащению рабочих мест персонала всей необходимой техникой.
  2. Обеспечению постоянного доступа к интернету.
  3. Заключению договора с ФСС об информационном взаимодействии.
  4. Проведению обучения медработников относительно порядка работы с ЭБЛ.
  5. Приобретению или способствованию приобретению электронных подписей врачами.
  6. Приобретению своей ЭЦП.

Работодателям также надо будет заключить с ФСС соглашение об информационном взаимодействии, позаботиться о наличии собственной электронной подписи.

План мероприятий по реализации положений закона о выдаче ЭБЛ утвержден приказом ФСС от 03.07.2017 № 320.

Для кадровиков и бухгалтеров принципиально ничего не изменилось, только добавились новые возможности. Порядок заполнения бумажных больничных не изменился.

Каковы функции специалиста отдела кадров при реализации электронного листка нетрудоспособности.

Вопрос-ответ по теме

Каковы функции специалиста отдела кадров при реализации электронного листка нетрудоспособности

Трудовые обязанности специалиста отдела кадров определяет работодатель в его должностной инструкции и (или) трудовом договоре.

В Законе не конкретизируется, что конкретно должен делать специалист отдела кадров при работе с электронными больничными.

Еще посмотрите: http://www.1kadry.ru/?utm_source=www.kdelo.ru&utm_medium=refer&utm_campaign=qa_innerlink/document/189/527665/bc20c781-d3ad-4e92-a32f-16410a739e4d/.

О том, как работать с электронными больничными см. подробную информацию в доп. материалах.

Еще посмотрите: Журнал «Зарплата», № 11, ноябрь 2017 ФСС рассказал, как работать с электронным больничным

Подробности в материалах Системы Кадры:

1. Ситуация: Кто в организации должен заполнять больничные листки: кадровая служба или бухгалтерия

Нина Ковязина, заместитель директора департамента медицинского образования и кадровой политики в здравоохранении Минздрава России

Обязанность заполнения раздела «Заполняется работодателем» больничного листка возложена на работодателя (п. 64 Порядка, утвержденного приказом Минздравсоцразвития России от 29 июня 2011 г. № 624н). В свою очередь руководитель организации вправе определить, какое именно структурное подразделение или конкретный сотрудник будет заниматься их заполнением. Эту обязанность следует закрепить в приказе (распоряжении) либо Положении о структурном подразделении и включить в должностные инструкции или трудовые договоры сотрудников, которые непосредственно будут заполнять больничные листки.

Таким образом, обязанности по заполнению больничного листка могут быть возложены как на сотрудников кадровой службы или бухгалтерии, так и на сотрудников других подразделений, например, секретаря административного отдела.

Это интересно:  КАСКО и ОСАГО - в чём разница, что выбрать, отличия, преимущества страховок

Из ответа «Как заполнить больничный листок при назначении больничного пособия»

2. Ответ: Как работать с электронным больничным

Нина Ковязина, заместитель директора департамента медицинского образования и кадровой политики в здравоохранении Минздрава России

Чтобы оформить больничный листок в электронном виде, медорганизация и работодатель должны стать участниками специальной системы информационного взаимодействия. При этом сотрудник должен дать письменное согласие на оформление электронного листка нетрудоспособности. Сведения в электронном больничном подписывают квалифицированными электронными подписями медицинского работника и медицинской организации (информация ФСС России от 7 июля 2017 г.).

Шаг 1. Получите электронную подпись

Для регистрации в системе электронного взаимодействия вам понадобится специальная электронная подпись. Она должна быть совместима с ЕИИС «Соцстрах». Купить электронную подпись можно в любом удостоверяющем центре. Найдите ближайший аккредитованный удостоверяющий центр на сайте Минкомсвязи России.

Если у вас уже есть электронная подпись для сдачи отчетов через ТКС, уточните у своего оператора, подходит ли она для работы в личном кабинете ФСС.

Шаг 2. Зарегистрируйте организацию на портале госуслуг

Прежде чем авторизоваться в личном кабинете ЕИИС «Соцстрах», зарегистрируйте организацию на портале госуслуг.

Сначала зарегистрируйте руководителя организации на портале госуслуг как физическое лицо и получите подтвержденную учетную запись. Это последний (третий) уровень, который дает доступ ко всему функционалу портала. Чтобы его получить, руководитель должен подтвердить личность. Для этого он может:

 получить код подтверждения личности по почте;

 воспользоваться усиленной квалифицированной электронной подписью или универсальной электронной картой.

Затем через подтвержденную учетную запись директора создайте учетную запись организации или индивидуального предпринимателя.

Подробный порядок регистрации смотрите на сайте госуслуг.

Шаг 3. Заключите с ФСС России соглашение об информационном взаимодействии

ФСС России рассылает страхователям письма с предложением заключить специальное соглашение об обмене электронными документами. Подайте подписанное руководителем организации соглашение в свое отделение ФСС на бумаге.

Шаг 4. Скачайте и установите специальную программу

Заполнить больничный листок можно как в личном кабинете на сайте ФСС России, так и в специальной программе от ФСС. Если вы выбрали второй вариант, скачайте программу «Подготовка расчетов для ФСС» и установите на свой компьютер. Там же вы можете скачать инструкции по работе с программой.

Шаг 5. Попросите сотрудников зарегистрироваться на портале госуслуг

Оформить электронный больничный могут только те сотрудники, у которых есть учетная запись на портале госуслуг третьего уровня (подтвержденная). Чтобы создать такую учетную запись, сотрудник должен подтвердить свою личность. Алгоритм тот же, как для учетной записи директора.

Сделайте рассылку сотрудникам с предложением зарегистрироваться на портале. Сотрудники, которые не захотят регистрироваться на портале, смогут получать больничные только на бумаге.

Подробный порядок регистрации есть на сайте госуслуг.

Из ответа «Инструкция: как работать с электронными больничными»

 Информация ФСС России от 12.07.2017 № О введении электронного листка нетрудоспособности

С уважением и пожеланием комфортной работы, Светлана Горшнева,

Электронный больничный: инструкция для бухгалтера

Федеральный закон от 01.05.2017 № 86-ФЗ наделил юридической силой электронные больничные листы. С 1 июля 2017 года у пациентов есть выбор: получать больничные в электронном или бумажном виде. Как бухгалтеру подключиться к электронному обмену больничными, оформлять и учитывать пособие по новым правилам?

Подготовка к работе

Шаг 1. Зарегистрируйтесь в системе

Чтобы работать с электронными больничными листками, организации потребуется завести личный кабинет в Единой интегрированной информационной системе «Соцстрах» ФСС на cabinets.fss.ru (далее — ЕИИС «Соцстрах»). Войти в него можно через учетную запись юрлица на портале Госуслуг.

Если у вашей организации нет подтвержденной учетной записи на Госуслугах, создайте ее в Единой системе идентификации и аутентификации (ЕСИА):

  1. На esia.gosuslugi.ru перейдите во вкладку «Организации».
  2. Создайте подтвержденную учетную запись, используя квалифицированную электронную подпись, выданную на имя руководителя или на лицо, имеющее право действовать без доверенности.
  3. Заполните карточку с реквизитами.

После регистрации в личном кабинете ЕИИС «Соцстрах» заполните информацию о своей компании и ознакомьтесь с инструкцией.

Для каждого участника системы предусмотрены свои функции личного кабинета:

  • Больницы будут загружать в систему электронные листки, подписывая их квалифицированной электронной подписью.
  • Бухгалтер будет видеть больничные сотрудников, получать нужные сведения для начисления пособия и заполнять раздел работодателя.
  • Застрахованные смогут проверять, правильно ли заполнен больничный лист и корректно ли начислено пособие.
  • Федеральный закон № 86-ФЗ предусматривает, что врач сможет оформить электронный больничный по временной нетрудоспособности, беременности или материнству, если соблюдены эти два условия:
  • Медучреждение и работодатель застрахованного человека зарегистрированы в специальной автоматизированной системе электронных листков.
  • Пациент в письменном виде согласился на оформление листка нетрудоспособности в электронной форме.

Утвержден перечень данных, которые требуются для проведения медико-социальной экспертизы застрахованного и начисления пособия, а также сроки их сдачи (Постановление Правительства РФ от 16.12.2017 № 1567).

Шаг 2. Перераспределите обязанности

Назначьте бухгалтера, ответственного за работу с электронными больничными, получите на него электронную подпись и обеспечьте доступ к ЕИИС «Соцстрах». Если нужно, обучите новым правилам работы тех бухгалтеров, которые раньше работали только с бумажными больничными.

Во многих сервисах разрабатываются новые возможности для работы с электронными больничными. Для работы с электронными больничными можно воспользоваться и бесплатной программой, которую ФСС предлагает скачать в Личном кабинете работодателя.

В Контур.Экстерне электронные больничные можно загружать из ЕИИС, заполнять и отправлять в ФСС

Шаг 3. Расскажите сотрудникам об изменениях

Как только компания подключилась к системе, расскажите сотрудникам, что у них есть право оформить больничный в электронном виде. Можно выпустить приказ под подпись или сделать рассылку по электронной почте.

ФСС оплатит больничный, если он представлен в электронной форме, за три рабочих дня

Работник сам решает, в каком виде хочет оформить документ: в бумажном или электронном. Но у электронного больничного есть преимущества, донесите их до сотрудников:

  • Его проще оформлять, не нужно дополнительно заверять печатями в регистратуре.
  • Его невозможно испортить, забыть, потерять. Если застрахованный потеряет номер больничного, он сможет восстановить его в личном кабинете по номеру СНИЛС и паролю с Госуслуг.
  • Электронный больничный не нужно бережно хранить и передавать бухгалтеру, как его бумажный аналог. Достаточно сообщить номер листка по телефону или по почте. Это особенно актуально для компаний с филиалами, разными офисами или отдельно расположенной бухгалтерией.
  • Если в регионе проходит пилотный проект по прямым выплатам, ФСС оплатит больничный, представленный в электронной форме, за три рабочих дня (в бумажной форме — за 10 дней).

Татьяна Огородникова, бухгалтер «Агентство Бонус»:

ФСС сама прислала нам письмо с приглашением стать участником системы и заключила с нами соглашение об информационном взаимодействии. Оповещать сотрудников о возможности формировать больничные в электронном виде мы планируем в рассылках от имени директоров подразделений. От введения электронных листков нетрудоспособности однозначно ждем только позитивных изменений в работе: например, больше не придется отправлять сотрудника к врачу, чтобы переоформить документ из-за ошибки. Раньше такое случалось.

Оформление пособия

Шаг 4. Получите от сотрудника номер больничного

Врач поликлиники входит в систему ФСС и формирует в ней листок нетрудоспособности: вносит необходимые данные, копирует информацию из электронной медкарты. Также он запрашивает в системе уникальный номер электронного больничного.

Готовый больничный медучреждение выгружает в ЕИИС «Соцстрах».

Выдавая больничный пациенту, врач и медучреждение заверяют документ усиленными КЭП. На этом этапе сотрудник не увидит больничного, он только получит уникальный номер, который затем будут использовать медучреждение, работодатель и ФСС. Он должен передать этот номер бухгалтеру, который занимается начислением пособия.

Шаг 5. Заполните листок в личном кабинете

По этому номеру бухгалтер находит в личном кабинете в ЕИИС «Соцстрах» больничный лист сотрудника. Полученные из листка сведения (о периоде болезни и т.д.) нужно будет использовать для расчета и учета больничного листа.

Это интересно:  Запрет на регистрационные действия авто

Также нужно будет заполнить свою часть: наименование компании, средний заработок, стаж и т.д. Дополнения в листке нужно заверить электронной подписью, которую вы используете для сдачи электронной отчетности.

На этапе выплаты пособия

Шаг 6. Передайте сведения в ФСС для выплаты или возмещения пособия

Заполненный больничный мгновенно поступит в отделение ФСС по месту работы застрахованного. Эти сведения ФСС будет учитывать при начислении и проверке пособия.

Дальше сценарии работы по начислению и выплате пособий различаются в разных регионах России. Часть регионов участвует в пилотном проекте ФСС «Прямые выплаты», все они перечислены в Постановлении Правительства РФ от 21.04.2011 № 294. В этих регионах пособие выплачивает ФСС напрямую сотруднику. В остальных регионах пособие сотруднику начисляет и выплачивает работодатель. Рассмотрим сценарии работы бухгалтера в обоих случаях.

Зачетная система

Рисунок 1. Порядок действий при оплате пособия по нетрудоспособности при зачетной системе страховых взносов.

При зачетной схеме:

  • Рассчитайте пособие и выплатите его работнику с ближайшей зарплатой.
  • Сумму расходов, понесенных на выплату пособия, можно или зачесть в счет уплаты взносов на социальное страхование, или возместить в ФСС. Чтобы получить возмещение, необходимо подойти в отделение ФСС и предоставить заявление или справку-расчет.

Прямые выплаты

Рисунок 2. Порядок действий при оплате пособия по нетрудоспособности в регионах, где действует пилотный проект «Прямые выплаты».

При прямых выплатах:

  • В своей бухгалтерской программе выполните расчет среднего заработка для пособия.
  • Если пособие за первые три дня нужно оплатить за счет работодателя, рассчитайте и включите эту часть в следующую зарплату.
  • Подготовьте реестр в электронном виде (если отправляете данные через интернет) или заполните заявление в ФСС от имени сотрудника (если обращаетесь в ФСС лично).
  • Отправьте реестр на портал ФСС или отнесите заявление лично в отделение ФСС.
  • Проследите, чтобы работник получит пособие: ФСС выплатит его банковским или почтовым переводом.

Подробнее о прямых выплатах читайте в этой статье.

Контур.Бухгалтерия умеет обрабатывать оба сценария для разных регионов. При этом не важно, откуда получены исходные данные: из электронного или бумажного листка нетрудоспособности.

Преимущество электронных больничных

Закон обязывает только медучреждения оформлять электронные больничные по требованию застрахованного. Штрафов для работодателя за то, что он не перешел на электронные больничные, пока не предусмотрено. Но в добровольном переходе на электронные больничные листы есть плюсы.

Новая система электронных больничных позволит свести на нет злоупотребления при оформлении листков нетрудоспособности. Работнику будет гораздо сложнее подделать электронный листок, а факт подделки легче доказать.

С переходом на электронные больничные не нужно будет тратить время на:

  • передачу бумажных больничных в территориальные отделения ФСС;
  • учет фактов хозяйственной жизни листков, так как они являются бланками строгой отчетности;
  • проверку подлинности больничных;
  • хранение и обработку архива.

Меньше места для архивов

Если оформлен электронный больничный, у работодателя нет обязанности хранить бумажный аналог. То есть не нужно будет выделять специальные места для хранения бланков строгой отчетности.

Над материалом работали Наталья Потапкина, эксперт веб-сервиса Контур.Бухгалтерия,
Елена Кулакова, эксперт системы электронной отчетности Контур.Экстерн

Как работать с электронными больничными работодателю

elektronnyy_bolnichnyy.jpg

Похожие публикации

Введение с 1 июля 2017 г. системы учета электронных больничных листов позволяет минимизировать риск ошибок бухгалтера при расчете пособий и ускорить процесс обмена сведениями с ФСС. Право оформления и выдачи такого типа листков нетрудоспособности предоставлено тем структурам, которые подключились к системе взаимодействия с Фондом соцстраха. Возможность применения электронных больничных наравне с обычными должна быть предусмотрена в учетной политике работодателя.

Электронный больничный – как он работает для кадровиков и бухгалтеров

Если компания перешла на работу с электронными больничными, о возможности их использования работодатель должен сообщить всем сотрудникам заранее.

Процедура создания, согласования и обработки электронного бланка больничного листа состоит из нескольких этапов:

  • лечащий врач предлагает пациенту оформить вместо бумажного документа его электронный аналог;
  • если физическое лицо дает согласие, происходит оформление электронного больничного с последующей отправкой его в базу данных Соцстраха (документ обязательно должен быть завизирован ЭЦП врача);
  • как получить электронный больничный лист работодателю – врач выдает пациенту талон с номером документа, отправленного в ФСС, этот код сотрудник должен передать работодателю (в кадровую службу или бухгалтерию);
  • работодатель запрашивает в системе и заполняет электронный бланк, подписывает его своей ЭЦП и отправляет в ФСС;
  • работодателем выплачивается пособие с последующим возмещением средств из Соцстраха; в регионах, участвующих в пилотном проекте ФСС, работодатель выплачивает больничный за первые 3 дня болезни, а Фонд оплачивает свою часть пособия напрямую работнику.

Кадровая служба и бухгалтерия должны иметь доступ к системе обмена электронными документами с ФСС. Это необходимо для возможности внесения в листок нетрудоспособности сведений, идентифицирующих работодателя, величину страхового стажа работника и условия расчета пособия. Кадровому инспектору или бухгалтеру необходимо зайти в личный кабинет страхователя на официальном сайте Фонда социального страхования, в меню «Электронные листки нетрудоспособности» найти по номеру документа требуемый бланк и запросить его получение.

Как работать с электронными больничными работодателю

Больничные листы в электронном формате составляются с использованием ресурсов информационной системы ЕИИС «Соцстрах». Работодателю информация по листу нетрудоспособности будет доступна при соблюдении ряда условий:

  • предприятие или ИП подключилось к системе «Соцстрах»;
  • у работодателя имеется установленное программное обеспечение для обмена данными с ФСС (программу можно скачать на сайте фонда бесплатно);
  • обеспечен доступ к интернету;
  • оформлена ЭЦП;
  • подписано соглашение с Фондом социального страхования о согласовании порядка информационного взаимодействия.

Перед началом работы с электронными документами при начислении пособий по временной нетрудоспособности работодатель должен пройти процедуру первичной регистрации в системе «Соцстрах». Для этого можно воспользоваться действующей учетной записью на портале Госуслуг. На следующем этапе необходимо оформить электронную карточку данных о компании.

Если работники взяли электронные больничные листы, как заполнять? Пример их оформления не отличается от бумажного варианта листа нетрудоспособности. Электронный шаблон имеет те же графы и поля, работодатель должен указать в документе такие данные:

  • название компании;
  • штатная должность застрахованного лица;
  • необходимо указать, основное это место его работы, или по совместительству;
  • код СНИЛС (и ИНН при наличии его у работника);
  • число лет страхового стажа, который влияет на процент выплаты пособия;
  • средний показатель заработной платы и величина пособия с выделением сумм, выплачиваемых за счет ФСС и работодателя.

После внесения всех обязательных сведений и подписи ЭЦП необходимо сохранить изменения в документе. Информация автоматически отправляется в ФСС.

Таким образом, стандартная схема действий работодателя при внедрении системы электронного обмена данными по больничным листам выглядит так:

  1. Создание личного кабинета на сайте ФСС.
  2. Подтверждение доступа к ЭЦП, выбранной из списка сертификатов.
  3. Далее возможен просмотр информации по закрытым больничным листам.
  4. Для получения необработанных документов необходимо найти их по коду и сформировать электронный запрос.
  5. В рабочем окне выводится бланк больничного листа. Как распечатать электронный больничный лист – для этого достаточно войти в документ и выбрать нужную функцию. На этом этапе бланк можно экспортировать, заполнить, сохранить или распечатать.
  6. Расчет пособия и внесение обязательных данных в лист нетрудоспособности.
  7. Отправка данных в ФСС и выплата пособия работнику.

Статья написана по материалам сайтов: nalog-nalog.ru, rusjurist.ru, www.kdelo.ru, kontur.ru, spmag.ru.

»

Помогла статья? Оцените её
1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars
Загрузка...
Добавить комментарий

Adblock
detector